Perancangan cukai yang baik, merupakan salah satu kunci kejayaan kewangan seorang peniaga. Tapi kali ni tak nak cerita pasal perancangan cukai, sebaliknya nak kongsikan tips-tips untuk simpan urus resit-resit perbelanjaan perniagaan.
Resit-resit perbelanjaan ni, kalau tak diurus dengan betul, maka meja/laci home-office kita akan bakal kelihatan seperti pusat serabut resit. Hanya peniaga yang dah mula kumpul resit sahaja yang tahu serabutnya 🙂
Ada sesetengah jenis kertas resit tu, selepas setahun disimpan, elok kita nak buat e-Filing, kita dah tak boleh baca tulisan atas resit.
Sekarang cuba bayangkan, semasa kita submit e-Filing, resit masih boleh dibaca, tetapi masuk tahun ketujuh resit tu disimpan, tulisan atas resit dah dimakan usia…. masa tu jugaklah Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) nak datang audit!
Bagi mereka yang merasakan adalah mencukupi menyimpan resit didalam smartphone, tablet, laptop atau desktop, situasi berikut berkemungkinan akan berlaku, paling teruk sekiranya ia berlaku semasa kita sedang diaudit LHDN:
- smartphone & iPad dicuri,
- laptop & desktop; harddisk jadi corrupt.
- salah seorang Financial Planner yang saya kenal, laptop beliau pernah kena Ransomware
Personally, saya menggunakan Dropbox untuk filekan dokumen-dokumen resit (dan apa-apa salinan digital dokumen penting). Dropbox app boleh scan sebarang resit /dokumen ke format PDF. Sebelum kita cerita lebih lanjut, mungkin ada yang tertanya…
Jadi macam mana nak mula susun semua resit ni dalam Dropbox?
- sign-up Dropbox; <<==guna link ni
- install Dropbox di smartphone, tablet, laptop & desktop;
- Dalam Dropbox folder, create satu folder Perbelanjaan
Dalam folder perbelanjaan, create folder-folder berikut mengikut kesesuaian perniagaan
Saya jadikan tabiat untuk rename semua resit saya dengan tarikh mengikut format YYYY-MM-DD (tahun-bulan-hari), format sebegini kerap digunakan di US, ini untuk memudahkan susunan nama menaik mengikut tarikh resit, tanpa mengira tarikh sebenar dokumen dicipta (atau scan).
Menggunakan app Dropbox di telefon pintar, kita boleh scan resit-resit petrol, resit belanja makan client. Nak tahu macam mana, ikuti tutorial disini.
Berikut adalah contoh resit yang saya telah scan ke dokumen format PDF menggunakan app Dropbox
Tip best practice satu je, scan resit-resit perbelanjaan yang ada sebelum dilipat atau ronyok. Pastikan semasa scan, pencahayaan cukup agar resit yang discan dapat dibaca dengan jelas. Elakkan bayang-bayang telefon jatuh ke atas resit/ dokumen.
Selesai scan, pastikan PDF file boleh dibuka dan dibaca dengan jelas; lepas tu resit asal dah boleh buang terus.
Alternatif lain selain app Dropbox ialah, Scanner Pro berharga USD3.99. Kelebihan Scanner Pro ia mempunyai keupayaan Optical Character Recognition (OCR). Semua dokumen yang telah di scan menggunakan Scanner Pro boleh upload ke Dropbox untuk disimpan.
Kalau bajet besar dan dalam kemampuan, saya rekemen subscribe app Expensify (smartphone app serta web-access). Expensify pun boleh scan resit dengan keupayaan OCR
Nak tahu penting atau tidak pengurusan resit, boleh rujuk koleksi status-status FB di sini.
Sekian.
M.K. Anwar Rangkuti, CFPCERT TM
|| Chief Digital Curator, SolidusDenarius.com
|| Supreme Content Commander, TuanPenasihat.com
|| Licensed Financial Planner #eCMSRL/B6984/2016
|| FIMM UTC #043-0-21048 || FIMM PRC #P-043-0-20218
|| FPAM #C006094
|| Luno Referral Code #SJS8S2
|| Tel: +60-12-7700721 [Telegram]
mcm mn kalau resit dah hilang? apa yang patut dilakukan? hilang 1 bulan pulak tu..😢
Resit hilang, maknanya kalau kena audit, kita tak boleh buktikan perbelanjaan tu.
Burden of proof is on us.
Kalau kita tak boleh buktikan perbelanjaan tu, dan LHDN audit, kita boleh dianggap declare income lebih rendah dari yang sepatutnya; samada kena penalti atau kena dakwa, itu budi bicara LHDN 🙂
Sebab itu entry ini nak mengajak kita digitalkan semua resit simpanan kita, sebelum, ia pudar, lusuh dimakan usia, hilang, musnah dan sebagainya.
nak tanya,
macam mana pula kalau resit original hilang tapi ada gambar dalam phone je (gambar snap bukan scan).?
Tawakkal lah mintak Doa semoga pegawai Audit tak pertikai dan minta yang original (yes, this is my honest answer)
kalau kita photostat resit tu boleh tak ?
Saya tak berani nak jawab. Sebab kalau angin pihak LHDN yang audit mintak yang original, sendiri mau jawab 🙂
Salam Tuan
Terima kasih atas perkongsian. Saya nak tanya, dalam 1 resit ada belian utk alat tulis, buku, makanan pantry dsb.
jadi resit ini kita patut file dlm folder yg mana? atau perlu filekan dalam semua folder alat tulis, buku, makanan?
Terpulang kepada tuan.
Kalau saya, berdasarkan description yang diberi, saya mungkin akan filekan under folder alat tulis (stationary).
Macam mana kalau resit tak ada semasa pembelian berang kecil2 bolehkah kita isu resit pembelian tu untuk rujukan kita. Guna resit syarikat sendiri
Barang yang takda (resit), jangan di ada-adakan… kalau kantoi dengan LHDN, takut buruk pula padahnya nanti
salam Tuan. adakah resit asal memang tak diperlukan sekiranya scanned receipt dah ada?
soalan ni hanya pegawai Undang-Undang di LHDN sahaja yang boleh jawab.
Pegawai tau, bukan kerani kerja kaunter bagi nombor kat depan tu.
Boleh ke resit atas nama sendri (pemilik tunggal) di masukkan dalam akaun enterprise?
soalan ini lebih sesuai diajukan kepada Akauntan bertauliah
salam, sy nak tanya. Apa kebaikan kepada perniagaan jika peniaga menyimpan semua resit jualan, belian & sebagainya.
Resit resit dalam urusan perniagaan yang diurus dan disimpan dengan baik, akan memudahkan Akauntan dalam urusan penyediaan akaun bila nak failkan pendapatan dengan LHDN.
Dan, bila LHDN audit nanti…
Kalau bayar sewa kedai melalui online transfer pon perlu kan resit dari owner ke ya ?